Das Einführen einer neuen Software im Unternehmen kann viele vor Problemen stellen. Dabei wird versucht, neue Software zu finden und diese in das Unternehmen zu implementieren. Die Kosten sollen dabei möglichst gering sein. Die Mitarbeiter dürfen in diesem Prozess nicht vernachlässigt werden, da diese für den Erfolg eine große Rolle innehalten. Es ist wichtig, dass alle Anwendergruppen die Software anwenden können.
Softwareeinführung muss gut geplant werden
Softwareeinführung beschreibt den Vorgang zur Nutzung einer Software in einem Unternehmen. Zur Einführung der Software gehört die Verteilung dieser, die Installation auf den Endgeräten und die Konfiguration. Bei der Implementierung neuer Software im Unternehmen kann es zu Problemen kommen, wenn die Software nicht richtig verteilt und installiert wird. Aus diesem Grund kann ein ERP Consulting Unternehmen wie mumdat.de beauftragt werden, welches bei der Planung und Steuerung eines ERP-Systems helfen kann.
Wird Software eingeführt, entstehen unterschiedliche Kosten für das Unternehmen. Diese Kosten entstehen unter anderem durch die Definition von Anforderungen sowie Kriterien bei der Auswahl von passenden Lösungen und der Prozess bis zur Entscheidung durch Anpassungen, die an der Software vorgenommen werden müssen und letztlich durch den Erwerb der Lizenzen und folgende Wartung und Pflege. Die meisten Unternehmen möchten neue Software so kostengünstig wie möglich einführen. Dafür sind verschiedene Strategien und Schritte nötig.
Es reicht nicht, einfach nur eine neue Software in das Unternehmen zu bringen. Vielmehr müssen die Haltung und das Handeln der Mitarbeiter verändert werden.
Die Softwareeinführung stellt viele Unternehmen vor große Probleme
Im Unternehmen kann es bei Einführung einer neuen Software zu Problemen kommen. Es reicht nicht, einfach nur eine neue Software in das Unternehmen zu bringen. Vielmehr müssen die Haltung und das Handeln der Mitarbeiter verändert werden. Häufige Äußerungen sind, dass die Software nicht den gewünschten Nutzen hat und nicht akzeptiert wird. Mitarbeiter passen ihre Tätigkeiten nicht an und nutzen die neue Software nicht. Die Ursache für so eine Haltung liegt oft an der schlechten Softwareeinführung.
Die Phasen zur Einführung der Software helfen Ziele festzulegen und Anwendergruppen zu integrieren. Dabei sollen Rahmenbedingungen festgelegt werden. Es geht um die Festlegung der Ansprechpartner, die Bedeutung des Projektes und wie der Ablauf geplant ist. Ansprechpartner können intern und auch externe Lieferanten sein, die Kommunikation muss geplant und in die Prozesse integriert werden. Es ist wichtig zu wissen, wie hoch die Bereitschaft der Mitarbeiter gegenüber dem neuen Projekt ist, um planen zu können wie viel Zeit hierfür eingeplant werden soll. Grundlegend für den Erfolg des Projektes ist die Festlegung eines Ansprechpartners, der bei der Einführung im Unternehmen mitwirkt.
Die Mitarbeiter sollten in den Prozess miteinbezogen werden
Zur erfolgreichen Durchführung müssen die Ziele und Rahmenbedingungen eingehalten werden. Der Anwender steht im Mittelpunkt und das Vorgehen soll zielgerecht sein. Es soll eine detaillierte Vorgehensweise festgelegt werden und Schulungsbedarf analysiert werden. Es ist wichtig, alle Mitarbeiter miteinzubeziehen, sodass die Anwendergruppen geschult werden. Ein Feedbacksystem ist ebenfalls für die Qualitätssicherung wichtig. Der Umfang der Softwareeinführung kann minimiert werden, wenn die Einführung genau geplant wird. Die Mitarbeiterakzeptanz ist für den Erfolg entscheidend, weshalb diese in den Prozess miteinbezogen werden müssen.
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