Wenn ein bestimmtes Projekt zum Beispiel bei der Anlagenplanung vorgesehen ist, beginnt das Projektmanagement damit, dass ein Lasten- und Pflichtenheft angelegt werden. Ganz wichtig ist dabei zu unterscheiden, dass die beiden Begriffe und Funktionen sowie Aufgaben des jeweiligen Heftes nicht deckungsgleich sind. Nur im allgemeinen Sprachgebrauch wird dieser Unterschied oft nicht gemacht. Das Lastenheft ist im Prinzip das Projekt aus der Sicht des Kunden. Hier vermerkt der Kunde genau, welche Anforderungen er an die im Projekt zu erstellenden oder zu fertigenden Aufgaben oder Gegenstände hat. Bei der Anlagenplanung fixiert der Kunde hierbei also genau, welche Spezifikationen er bei der zu planenden und zu fertigenden Anlage erwartet.
Das Lastenheft ist also quasi ein Anforderungskatalog des Kunden, der von dem Auftragnehmer und dem Projektmanagement dann Schritt für Schritt abgearbeitet und umgesetzt werden muss. Das Lastenheft ist übrigens auch die Basis für ein Angebot des Auftragnehmers an den Kunden. Er weiß, was der Kunde genau wünscht und kann bei der Planung dann auch genau ein Angebot erstellen, in dem auch die möglichen Kosten festgehalten sind. Der Vorteil beim Lastenheft ist auch, dass der Auftragnehmer nicht für jede Kleinigkeit Rücksprache mit dem Kunden halten muss. Er orientiert sich einfach am Inhalt und Umfang des Lastenheftes, das genau aussagt, wie die Anlage zum Beispiel aussehen soll und was sie leisten muss.
Pflichtenheft als Antwort an den Kunden
Mit dem Pflichtenheft fixiert der Projektdienstleiter und Auftragnehmer, wie er die Anforderungen des Kunden an das Projekt zum Beispiel in der Planung einer Anlage umsetzen und erfüllen kann. Das Pflichtenheft ist wichtig, weil der Kunde so eine klare Vorstellung bekommt, wie er was vom Auftragnehmer und dem Projektmanagement erwarten kann, um seine Vorstellungen erfüllt zu bekommen. Das verhindert Missverständnisse. Das ist besonders auch wichtig, wenn die beiden Parteien noch nicht lange zusammenarbeiten und zum Beispiel ein externes Verhältnis besteht. Innerhalb einer Firma oder Gruppe ist die Erstellung der beiden Hefte eher Routine und Formalität. Das gilt aber nicht für ein Lastenheft und Pflichtenheft in Zusammenhang mit externen Kunden und Auftragnehmern. Ganz wichtig ist auch zu wissen, dass das Pflichtenheft auch Vertragsgrundlage sein kann.
Zuerst das Lastenheft
Der Kunde hat den ersten Zugriff, indem er das Lastenheft erstellt. Somit hat er quasi freie Hand, um seine Wünsche und Anforderungen genau festzusetzen. Erst mit dem Pflichtenheft wird realisiert, dass diese Vorgabe vom Auftragnehmer beantwortet und gesagt wird, was er leisten kann und wie er das umzusetzen plant. Diese Fakten werden dann Grundlage des abzuschließenden Vertrags. Die Planung wird also erst mit dem Pflichtenheft konkret und der Auftragnehmer hat dann maximale Freiheit im Rahmen der Festlegungen des Pflichtenheftes, das Projekt in der Anlagenplanung umzusetzen.
Bildnachweis:
loreanto– stock.adobe.com
